Páginas

Archivo Junta Vecinal de Zurita

ARCHIVO JUNTA VECINAL DE ZURITA DE PIÉLAGOS

Proyecto de gestión documental y digitalización


Estamos inmersos en la era digital y tanto la empresa privada como la Administración Pública deben adecuarse a esta nueva etapa de cambios tecnológicos para optimizar sus recursos y modernizar sus archivos, mejorando su rendimiento económico y optimizando el tiempo dedicado a la gestión y búsqueda de documentación, además de la contribución a preservar el medio ambiente, pues el uso de papel se reduce considerablemente.
En este contexto, GC PROYECTOS DIGITALES, empresa dedicada a la digitalización y gestión documental presenta una amplia gama de servicios que ofrece todo tipo de soluciones personalizadas para que cada archivo, según sus características particulares, pueda recibir un tratamiento y asesoramiento adecuado a sus necesidades, para optimizar sus recursos de forma satisfactoria.
Con esta idea de gestión y en aras de mejorar y optimizar tiempo y recursos, la Junta Vecinal de Zurita, Entidad Menor de carácter Local, encomienda a GC PROYECTOS DIGITALES, la digitalización, gestión y organización de todo su archivo documental.
A continuación se detallan las actuaciones llevadas a cabo desde la recogida de documentación en el local de la Junta Vecinal hasta su posterior devolución, cuando el archivo digital ya está finalizado.


En primer lugar se recoge la documentación, un total de 5 cajas, que contienen  el archivo completo, tal y como se encuentra organizado hasta la fecha por las personas encargadas de este trabajo hasta el mes de Junio de 2015.

Detalle del Archivo que nos encontramos. Carpetas suspendidas con una gran acumulación de documentos sin clasificar

Se traslada toda la documentación a las instalaciones de GCPROYECTOS DIGITALES, y se comienza la manipulación de los documentos uno por uno para comprobar su estado, desgrapar, desdoblar y hacer un espurgo de papeles que no son válidos o están repetidos (estos papeles se apartan en una caja y más tarde se entregarán junto con el archivo digital para que el responsable del archivo los trate según crea conveniente).


 

Traslado de la documentación a nuestras instalaciones

Una vez conocido el estado de los documentos, se clasifican y catalogan, dando un número de registro a cada documento y posteriormente se procede a la elaboración de una base de datos que contiene 278 archivos con un total de 4.756 páginas digitalizadas, y que es una herramienta fundamental para la organización del archivo tanto en papel como archivo digital, facilitando la localización de cada archivo.



Proceso de clasificación. En este momento los documentos se desgrapan, se clasifican, se ordenan y se catalogan los documentos previo al proceso de digitalización e indexación


Cada documento se digitaliza y se crea un archivo digital, organizado en carpetas según una clasificación establecida en el siguiente cuadro de clasificación:


El Archivo digital con los objetos indexados y digitalizados listos para almacenarlos en un servidor

Físicamente la documentación se organiza en carpetas y legajos y se le da su ubicación correspondiente en la base de datos (un total de 12 legajos y 48 carpetas)
El Archivo Digital creado se almacena en un servidor que puede ser consultado desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar a través de unas claves de acceso.



Imagen del archivo digital en un servidor disponible para cualquier dispositivo remoto y accesible desde cualquier lugar


Se crean tres copias de seguridad: Una en propiedad de GC PROYECTOS DIGITALES, otra en el servidor remoto y una tercera que se entrega al cliente.
Finalmente entregamos la documentación tal y como se ha estipulado con el cliente.





Documentación empaquetada y lista para entregar al cliente




Resultado final. Documentación ordenada en legajos, de fácil acceso de consulta


No hay comentarios:

Publicar un comentario